Zewnętrzna archiwizacja - na czym polega?
Gdy firma operuje dużą ilością danych, które w dodatku nie są odpowiednio uporządkowane, często nie wiadomo, które z nich wymagają archiwizacji. Zewnętrzna firma jest w stanie pomóc w odpowiednim ich pokatalogowaniu.
Warto pamiętać, że polskie prawo zobowiązuje firmy do przechowywania dokumentacji księgowej oraz kadrowej przez określony czas. Niekiedy może to być nawet kilkadziesiąt lat.
Wśród najczęściej archiwizowanych danych można wymienić:
- faktury,
- dokumenty księgowe,
- dokumenty kadrowe,
- umowy,
- dokumentację techniczną.
Podmioty wyspecjalizowane w archiwizacji dokumentów dysponują powierzchnią spełniającą kryteria ochrony i zachowania trwałości danych. To pomaga w optymalizacji przestrzeni Twojej firmy i zabezpieczeniu dokumentów przed wyciekiem informacji.
Ponadto możliwa jest także wygodna digitalizacja danych, a więc przekształcenie ich z formy papierowej na wersję elektroniczną. Proces ten może być w pełni przeprowadzony przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną. Dysponuje ona wyspecjalizowanym sprzętem, którego Ty sam nie musisz kupować, obciążając tym samym budżet firmy.
Co ważne zewnętrzne firmy zobowiązane są do przestrzegania prawa krajowego i unijnego (RODO) w zakresie archiwizacji dokumentów. Oznacza to, że zdejmujesz z siebie obowiązek stwarzania takich warunków wewnątrz firmy, aby archiwum było przechowywane zgodnie z tymi wytycznymi.
Kiedy warto skorzystać z zewnętrznej archiwizacji dokumentów?
Jeśli wahasz się, czy zlecić przechowywanie dokumentów firmowych zewnętrznemu usługodawcy, podpowiadamy - oto kilka kluczowych sytuacji, w których warto z tego skorzystać:
Borykasz się z brakiem miejsca na przechowywanie rosnącej liczby dokumentów. Może to dotyczyć nie tylko dużych korporacji, ale też kilkuosobowych firm.
Zależy Ci na profesjonalnym i zgodnym z prawem zarządzaniem dokumentacją. Jest to szczególnie ważne w kontekście obowiązujących przepisów RODO.
Chcesz zdigitalizować archiwum, aby dostęp do niego był jeszcze wygodniejszy i bezpieczniejszy.
Chcesz ograniczyć koszty związane z tworzeniem i utrzymywaniem archiwum, stanowiska archiwisty (a być może nawet archiwistów, w przypadku dużych firm lub instytucji) i niezbędnych szkoleń.
Ponadto warto wspomnieć o jeszcze jednej sytuacji, w której przydatna będzie archiwizacja zewnętrzna. Profesjonalne, cyfrowe archiwum sprawdzi się, gdy Twoja firma działa w modelu hybrydowym lub zdalnym, a pracownicy potrzebują mieć stały i szybki dostęp do dokumentów. Cyfrowe archiwum to w obecnych czasach ogromna przewaga konkurencyjna firm, które decydują się na skorzystanie z tego rozwiązania.
Archiwizacja dokumentów w firmie przy wsparciu zewnętrznego usługodawcy przynosi oszczędność czasu, pieniędzy i przestrzeni biurowej. Warto skorzystać z tej opcji, jeśli chcesz jeszcze sprawniej zarządzać swoim biznesem.
Napisz komentarz
Komentarze