KSeF w dziale księgowości - Nowe wyzwania, nowe możliwości

Z jakimi wyzwaniami wiąże się obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Obowiązek korzystania z KSeF to dla wielu firm zmiana sposobu wystawiania i odbierania faktur. Wymaga dostosowania procesów księgowych i oprogramowania, a także przeszkolenia pracowników. A zatem z jakimi wyzwaniami zmierzą się przedsiębiorcy na etapie wdrożenia KSeF do swoich systemów księgowych?

• Połączenie KSeF z obecnym programem księgowym – problem pojawia się, gdy używane oprogramowanie nie jest jeszcze w pełni zgodne z KSeF. Rozwiązaniem może być jego aktualizacja lub wymiana na inne
• Nauka obsługi nowego systemu – pracownicy muszą przyzwyczaić się do nowych procedur i narzędzi.
• Zmiana obiegu dokumentów w firmie – dotychczasowe sposoby akceptacji i archiwizacji faktur często nie pasują do KSeF. Warto opracować nowe instrukcje pracy. Trudne jest to, że wymaga to zmiany nawyków całych zespołów.

Dla przedsiębiorcy oznacza to dodatkowy czas i koszty na start. Jednocześnie w dłuższej perspektywie ułatwia kontrolę dokumentów i przyspiesza ich obieg. Jeśli chcesz sprawniej przeprowadzić modernizację firmowego systemu fakturowania, możesz wykorzystać KSeF API. To multifunkcyjne API, które przez wbudowane moduły integracji działa szybko i redukuje ryzyko popełnienia błędów podczas wdrożenia.

Uproszczona integracja KSeF API dla Twojego biznesu – dlaczego warto?

Jest wiele czynników determinujących opłacalność korzystania z zewnętrznego oprogramowania KSeF API. Gdy decydujesz się na prostsze wdrożenie, zyskujesz liczne korzyści, zależne od wartości wybranego pakietu. W ramachAPI zyskujesz:

• pełne wsparcie techniczne specjalistów;
• dostęp do wszystkich operacji KSeF REST API;
• moduł do szyfrowanego przesyłania faktur w wersji elektronicznej;
• dostęp do aplikacji mobilnej.

Warto zaznaczyć, że KSeF API jest zintegrowane z testowym środowiskiem Krajowego Systemu e-Faktur. Żeby skorzystać z jego funkcjonalności, wystarczy zapisać token dostępowy i aktywować go w programie.

Jakie są nowe możliwości zintegrowanego API KSeF?

Podstawowe funkcje, które można wykorzystać w przedsiębiorstwie po wdrożeniu KSeF API to:

• generowanie faktur w formacie XML zgodnych z aktualnie obowiązującą wersją schemy XSD;
• wysyłanie i odbieranie e-Faktur oraz pobieranie UPO bezpośrednio z systemu;
• tworzenie podglądu, czyli wizualizacji e-faktur w formacie PDF lub HTML;
• łatwe wyszukiwanie i pobieranie faktur sprzedażowych oraz kosztowych.

Warto też dodać, że w niedalekiej przyszłości KSeF API obejmie też powiadomienia o otrzymaniu nowej e-faktury kosztowej. W przypadku rozliczeń przez Krajowy System e-Faktur przydatna jest też wiedza, kto wystawia notę korygującą. W Polsce ten obowiązek leży po stronie przedsiębiorstwa, które chce dokonać korekty, np. zmienić dane na fakturze w związku z modyfikacją adresu lub nazwy przedsiębiorstwa.

Źródło:

1. https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia