Jak wybrać dobrą księgową? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorcy

Księgowa to nie tylko ktoś, kto „robi PIT-y”

Często błędnie zakłada się, że księgowa zajmuje się wyłącznie wypełnianiem deklaracji podatkowych. Tymczasem jej rola jest znacznie szersza – doradza przy formie opodatkowania, wyjaśnia zmiany w przepisach, pomaga interpretować niejasności, a niekiedy wręcz ratuje przed kosztowną pomyłką.

„Dobra księgowa to partner w biznesie, który czuwa nad tym, by właściciel mógł skupić się na rozwoju firmy, a nie na bieżących problemach z urzędem skarbowym” – podkreśla Karolina Stefańska, właścicielka biura rachunkowego KRSH w Bytomiu. – „Nie chodzi o to, by tylko przeliczyć VAT, ale by wiedzieć, co z niego wynika”.

Dlatego już na etapie wyboru biura księgowego warto zastanowić się, czego oczekujesz – i dopasować usługę nie tylko do branży, ale i etapu rozwoju Twojej działalności.

Sprawdź kwalifikacje i doświadczenie

Pierwszym krokiem powinna być weryfikacja kwalifikacji. Mimo że od 2014 roku nie ma już obowiązku posiadania certyfikatu Ministra Finansów, wielu profesjonalistów wciąż go posiada. Warto też sprawdzić, czy księgowa uczestniczy w szkoleniach, konferencjach branżowych, czy śledzi zmiany w przepisach.

„Prawo podatkowe zmienia się tak często, że bez ciągłego dokształcania nie sposób być na bieżąco. Dlatego pytania o ostatnie szkolenie czy znajomość najnowszych ulg podatkowych nie są wścibskie – są rozsądne” – zaznacza Karolina Stefańska.

Ważne jest też doświadczenie – nie tylko ogólne, ale najlepiej dopasowane do specyfiki Twojej firmy. Inaczej obsługuje się sklep internetowy, a inaczej jednoosobową działalność budowlaną.

Czy biuro ma ubezpieczenie OC?

To jeden z najczęściej pomijanych punktów przy wyborze księgowej, a zarazem jeden z kluczowych. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej chroni klienta na wypadek błędów po stronie biura rachunkowego. Choć każdemu może zdarzyć się pomyłka, dobrze wiedzieć, że nie zostaniesz z problemem sam.

„Nasze biuro posiada pełne ubezpieczenie OC, które obejmuje zarówno błędy w deklaracjach, jak i ewentualne spóźnienia w przekazaniu dokumentów” – mówi ekspertka z KRSH. – „Dzięki temu nasi klienci mogą spać spokojnie”.

Pytanie o polisę OC to nie wyraz braku zaufania – to odpowiedzialność za własną firmę.

Komunikacja i dostępność – klucz do spokojnej współpracy

Nawet najlepsza księgowa nie będzie wartościowym wsparciem, jeśli kontakt z nią jest utrudniony. Dobrze, jeśli możesz liczyć na szybką odpowiedź na maila, przypomnienie o terminach czy wyjaśnienie niejasności bez zbędnych formalności.

Zwróć uwagę, czy biuro korzysta z nowoczesnych systemów – takich jak elektroniczny obieg dokumentów, aplikacje do fakturowania czy komunikatory dla klientów. W erze cyfrowej dobra księgowa nie oznacza już tylko osoby siedzącej za biurkiem, ale także sprawnie obsługującej narzędzia online.

„Stawiamy na jasną i szybką komunikację. Nasi klienci mają bezpośredni kontakt do swojego opiekuna księgowego, mogą przesyłać dokumenty przez aplikację lub e-mail, a odpowiedź uzyskują najczęściej tego samego dnia” – mówi Karolina Stefańska.

Dopasowanie do Twoich potrzeb – elastyczność usług

Warto zapytać, czy biuro rachunkowe oferuje elastyczny cennik i możliwość rozszerzania zakresu usług w miarę rozwoju Twojego biznesu. Czy w razie potrzeby możesz liczyć na doradztwo podatkowe? Pomoc w razie kontroli? A może potrzebujesz też wsparcia kadrowo-płacowego?

Niektóre biura oferują wyłącznie podstawowe rozliczenia, inne – jak KRSH – obsługę kompleksową, włącznie z reprezentacją przed urzędem skarbowym czy audytem podatkowym.

„Mamy klientów, którzy zaczynali jako JDG, a dziś zatrudniają kilkanaście osób. Dzięki temu, że od początku znaliśmy ich sytuację, mogliśmy płynnie dostosowywać naszą obsługę do ich rosnących potrzeb” – mówi właścicielka KRSH.

Opinie, polecenia, pierwsze wrażenie

Warto także przejrzeć opinie w internecie – zwłaszcza te bardziej rozbudowane, zawierające konkretne przykłady współpracy. Jeszcze lepsze są polecenia od innych przedsiębiorców, którzy z usług biura korzystają od lat.

Pierwsze wrażenie również ma znaczenie – czy rozmowa z księgową jest konkretna, czy potrafi odpowiedzieć na pytania, czy rozumie Twoją branżę? Zaufanie do księgowej buduje się z czasem, ale dobry początek to często najlepszy sygnał.

Podsumowanie: księgowa to inwestycja, nie koszt

Wybór księgowej to nie tylko formalność – to jedna z kluczowych decyzji, która może wpływać na bezpieczeństwo i rozwój Twojego biznesu. Profesjonalna obsługa księgowa to nie wydatek, lecz inwestycja, która może uchronić przed błędami, dać spokój i pozwolić skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne.

Biuro rachunkowe KRSH z Bytomia wspiera zarówno początkujących przedsiębiorców, jak i firmy z wieloletnim stażem. Nasze podejście opiera się na indywidualnym podejściu, stałym kontakcie i zrozumieniu realnych potrzeb klientów. Jeśli szukasz księgowej, która będzie Twoim partnerem, a nie tylko wykonawcą – skontaktuj się z nami.