Krok 1: Sprawdź, czy możesz skorzystać z ryczałtu
Ryczałt przysługuje pracownikom lub zleceniobiorcom, którzy używają prywatnego pojazdu do celów służbowych na podstawie umowy z pracodawcą. Dotyczy to wyłącznie jazd lokalnych, czyli w obrębie gminy lub miasta, będącego miejscem pracy.
Krok 2: Ustal miesięczny limit kilometrów
To kluczowy element wyliczenia. Limity ustalane są przez pracodawcę, ale muszą mieścić się w granicach określonych przez ustawodawcę, zależnie od liczby mieszkańców w danej miejscowości:
- do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
- od 100 do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
- powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.
Nawet jeśli faktyczny przebieg był wyższy, obowiązuje limit określony przez pracodawcę zgodnie z przepisami.
Krok 3: Dobierz stawkę za 1 km
Wysokość stawki zależy od rodzaju pojazdu i pojemności silnika – określa ją rozporządzenie Ministra Infrastruktury:
- samochody osobowe do 900 cm³ – 0,89 zł/km,
- samochody osobowe powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km,
- motocykle – 0,69 zł/km,
- motorowery – 0,42 zł/km.
Krok 4: Oblicz pełny ryczałt
Pomnóż przyznany limit kilometrów przez stawkę obowiązującą dla Twojego pojazdu. Przykład:
Pracownik z miasta liczącego 150 tys. mieszkańców, korzystający z samochodu o pojemności 1600 cm³:
500 km × 1,15 zł = 575 zł brutto
To maksymalna kwota miesięczna, która może jednak zostać obniżona, jeśli pracodawca określił pracownikowi niższy miesięczny limit przebiegu.
Krok 5: Uwzględnij nieobecności
W przypadku nieobecności w pracy lub braku dostępu do pojazdu, ryczałt należy proporcjonalnie zmniejszyć. Odlicza się 1/22 miesięcznej kwoty za każdy dzień roboczy, w którym:
- pracownik był nieobecny (np. z powodu urlopu, choroby, delegacji trwającej ponad 8 godzin),
- nie miał możliwości korzystania z pojazdu (np. z powodu awarii).
Przykład: 3 dni nieobecności przy pełnym ryczałcie 575 zł:
3/22 × 575 zł ≈ 78,41 zł
Ryczałt do wypłaty: 575 zł – 78,41 zł = 496,59 zł
Krok 6: Złóż oświadczenie
Aby otrzymać ryczałt, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie potwierdzające używanie pojazdu do celów służbowych. Dokument powinien zawierać:
- dane pojazdu,
- pojemność silnika,
- liczbę dni nieobecności,
- liczbę dni bez dostępu do auta.
Bez tego dokumentu wypłata ryczałtu nie jest możliwa.
Krok 7: Ułatw sobie życie – skorzystaj z kalkulatora
Nie musisz za każdym razem liczyć wszystkiego ręcznie. Wygodnym rozwiązaniem jest kalkulator ryczałtu samochodowego dostępny w Fakturowni – wystarczy uzupełnić dane, a system automatycznie przeliczy należny ryczałt z uwzględnieniem wszystkich zmiennych. Prosto, szybko i bez pomyłek.
Chcesz mieć pewność, że wypłacasz lub otrzymujesz właściwy ryczałt? Korzystaj z narzędzi, które oszczędzają Twój czas i eliminują błędy. Sprawdź kalkulator ryczałtu za samochód i działaj profesjonalnie – bez zbędnych formalności.
Napisz komentarz
Komentarze