Przy organizacji festynu powinieneś zadbać o trzy podstawowe elementy. Są to:
- program artystyczny – zaplanuj, co wydarzy się w trakcie eventu, w jakiej kolejności i kto wystąpi;
- bezpieczeństwo uczestników i aspekty prawne – festyn zapewne będzie imprezą masową w rozumieniu przepisów prawa, musisz więc zadbać o uzyskanie pozwolenia na organizację oraz właściwe zabezpieczenie terenu i osób, które przybędą na imprezę;
- aspekty techniczne – chodzi o wybór lokalizacji, zadbanie o stworzenie profesjonalnej sceny, nagłośnienia, a także zaplecza sanitarnego i socjalnego.
Jak widać, organizacja festynu może być dość czaso- i pracochłonna. Warto jednak zdecydować się na ten krok. Taki event pozytywnie wpłynie na wizerunek Twojej organizacji. Wystarczy, że do planowania przystąpisz z odpowiednim wyprzedzeniem i wesprzesz się usługami profesjonalistów, aby wszystko poszło sprawnie i zakończyło się sukcesem.
Organizacja festynu krok po kroku
Program artystyczny to kwestia bardzo indywidualna, uzależniona zarówno od budżetu na event, jak i specyfiki wydarzenia. Z aspektami technicznymi oraz prawnymi jest jednak inaczej. Zasady są dość podobne bez względu na charakter eventu.
Aspekty prawne organizacji festynu
Czy każdy festyn jest imprezą masową? O ile organizator przewiduje, że pojawi się na nim co najmniej 1 tys. osób – tak. Jeśli więc Twój event będzie miał taki charakter, musisz zgodnie z przepisami m.in.:
- na 14 dni przed eventem zgłosić to, że się odbędzie do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, w którym event będzie miał miejsce – wcześniej musisz uzyskać opinię właściwych komendantów Policji i Straży Pożarnej oraz kierownika pogotowia ratunkowego i Sanepidu;
- przygotować regulamin obiektu i imprezy oraz program (i przedstawić je w zgłoszeniu),
- stworzyć zaplecze higieniczno-sanitarne (toalety przenośne),
- zapewnić ochronę obiektu – odpowiednią liczbę pracowników służb porządkowych i informacyjnych, adekwatnie do prognozowanej liczby uczestników.
Aspekty techniczne organizacji festynu
W kwestii technicznej, kluczowe jest stworzenie bezpiecznej, funkcjonalnej i efektownej sceny, na której odbywać się będą kluczowe wydarzenia. Możesz to zrobić, sięgając po modułowe podesty sceniczne BSC System – lekkie i mobilne, a zarazem funkcjonalne, a co najważniejsze – stabilne. Możesz je wynająć za ułamek ceny zakupu – oszczędzając tym samym sporą kwotę pieniędzy.
Poza podestami przydatne będą m.in.:
- wózki sceniczne,
- oświetlenie oraz elementy techniki scenicznej pozwalające na jego zamontowanie,
- profesjonalny system nagłośnienia.
Aby mieć pewność, że wszystkie te elementy zostaną zamontowane poprawnie oraz będą działać bez zastrzeżeń, podejmij współpracę z ekspertami, którzy zadbają o obsługę techniczną eventu od A do Z.
Nie zapomnij również o właściwej promocji wydarzenia – plakaty, informacje w social mediach, komunikaty w lokalnym radio czy telewizji to tylko kilka sposobów na rozreklamowanie eventu.
Odpowiednia strategia i odpowiednio wcześnie rozpoczęte przygotowania do festynu zaowocują udaną imprezą, która na długo pozostanie w pamięci gości.
