Czy spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość?

Jak wygląda księgowość spółki z o.o.?

Zasady prowadzenia księgowości spółki z o.o. podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawę o rachunkowości stosuje się co do zasady do wszystkich spółek osobowych oraz wszystkich spółek kapitałowych prawa handlowego. Pełna księgowość spółki z o.o. jest obowiązkowa zarówno na etapie organizacyjnym, jak i po wpisie osoby prawnej do KRS.

Przepisy nie przewidują możliwości prowadzenia przez spółkę kapitałową rachunkowości uproszczonej. Zakres działalności, wysokość obrotów czy liczba zatrudnionych pracowników nie mają żadnego wpływu na rodzaj księgowości spółki z o.o.

Co składa się na pełną księgowość spółki z o.o.?

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości spółki z o.o. oznacza konieczność ewidencjonowania wszystkich – nawet najmniejszych – zdarzeń gospodarczych, które mają wpływ na sferę majątkową podmiotu. Jest to znacznie bardziej wymagające od księgowości uproszczonej, ale pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad finansami spółki oraz prześledzenie wszystkich dochodów i wydatków.

Zakres ksiąg rachunkowych określa art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

• dziennik;
• księgę główną i księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych;
• wykaz aktywów i pasywów (inwentarz).

Pełna księgowość spółki z o.o. obejmuje też obowiązek cyklicznego składania sprawozdań finansowych. To dlatego zachowanie porządku w rachunkowości jest tak ważne – wszystkie nieprawidłowości w tym zakresie przełożą się na błędy w sprawozdaniu.

Co grozi za błędy w księgach rachunkowych?

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych spółka powinna zachować należytą staranność, ponieważ za ewentualne pomyłki ustawa przewiduje odpowiedzialność karną, o której mowa w art. 77. Zgodnie z tym przepisem nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew ustawie lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych jest zagrożone karą grzywny, karą pozbawienia wolności dolat 2 albo obu tym karom łącznie.

W praktyce niewiele firm decyduje się na samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wymaga to nie tylko doskonałej znajomości przepisów, a nierzadko również aktualnych stanowisk organów podatkowych, ale także czasu, który wspólnicy wolą poświęcić na rozwój biznesu.

Księgowość spółki z o.o. można zlecić profesjonalnemu biuru rachunkowemu, jak Kancelaria Finansowa CLEAR. To gwarancja, że obsługa księgowości zajmą się profesjonaliści z wieloletnim doświadczeniem. Dzięki dostępowi do narzędzi on-line, technologii OCR czy Robotic Process Automation możliwa jest zdalne świadczenie usług na rzecz podmiotów z całego kraju.