Tachografy w busach od 1 lipca 2026 roku – kogo dotyczy obowiązek?
Rozszerzenie obowiązku stosowania tachografów jest kolejnym etapem wdrażania unijnego Pakietu Mobilności. Zgodnie z art. 2 ust. 1 lit. aa rozporządzenia (WE) nr 561/2006 nowe regulacje obejmują międzynarodowe i kabotażowe przewozy drogowe rzeczy wykonywane pojazdami, których dopuszczalna masa całkowita, łącznie z przyczepą lub naczepą, przekracza 2,5 tony. W przypadku typowych busów o DMC do 3,5 tony obowiązek ten dotyczy przede wszystkim przewozów zarobkowych.
Co istotne, konieczność wyposażenia pojazdu w tachograf nie zależy wyłącznie od jego indywidualnej masy. Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje busa wraz z przyczepą, pod uwagę należy wziąć łączną DMC całego zestawu. Oznacza to, że obowiązek może objąć również pojazd, który samodzielnie nie przekracza progu 2,5 tony.
Nowe wymagania dotyczą zarówno busów zarejestrowanych po 1 lipca 2026 roku, jak i pojazdów, które przedsiębiorcy użytkowali już wcześniej. Firmy nie mogą więc zakładać, że starsza flota jest automatycznie wyłączona z obowiązku montażu urządzeń rejestrujących.
Które busy nie muszą być wyposażone w tachograf?
Nowe regulacje nie oznaczają konieczności montowania tachografów we wszystkich pojazdach dostawczych. Istotne znaczenie mają zarówno DMC pojazdu lub zestawu, jak i charakter wykonywanych przewozów.
Obowiązek wynikający z rozszerzenia przepisów nie obejmuje m.in. busów o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywanych wyłącznie do krajowego przewozu rzeczy. Nie dotyczy również pojazdów przeznaczonych do przewozu maksymalnie dziewięciu osób łącznie z kierowcą, jeżeli nie podlegają one obowiązkowi na innej podstawie.
Przepisy przewidują ponadto określone wyłączenia dotyczące niezarobkowego przewozu rzeczy. Przykładowo pojazdy lub zestawy o DMC powyżej 2,5 tony, ale nieprzekraczającej 3,5 tony, mogą być zwolnione z obowiązku, jeżeli przewóz odbywa się na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, nie ma charakteru zarobkowego, a prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia kierującego.
Przedsiębiorca powinien zatem przeanalizować nie tylko parametry techniczne posiadanych pojazdów, lecz także rzeczywisty sposób ich wykorzystywania.
Zakup i montaż tachografu – od czego zacząć?
Podstawowym krokiem dla przedsiębiorstw objętych nowymi przepisami jest wyposażenie busów w inteligentne tachografy cyfrowe drugiej generacji, określane jako G2V2. Urządzenia te rejestrują aktywność kierowcy i dane związane z wykonywanymi przewozami, umożliwiając kontrolę przestrzegania obowiązujących regulacji.
Sam zakup odpowiedniego urządzenia nie wystarczy. Montaż należy powierzyć uprawnionemu instalatorowi lub warsztatowi, który przeprowadzi również niezbędną kalibrację. Prawidłowo zainstalowany tachograf musi zostać odpowiednio zaplombowany i oznaczony tabliczką instalacyjną.
Istotną kwestią jest także koszt całej operacji. Według danych przytoczonych przez FXMAG zakup, montaż i kalibracja inteligentnego tachografu drugiej generacji to wydatek wynoszący przeciętnie od około 4000 do 7000 zł netto na pojazd. Dla firm posiadających kilka lub kilkanaście busów oznacza to znaczącą inwestycję, którą należy uwzględnić w budżecie przedsiębiorstwa.
Karty kierowców i karta przedsiębiorstwa – niezbędne dokumenty
Kolejnym etapem dostosowania działalności do nowych regulacji jest uzyskanie dokumentów umożliwiających prawidłowe korzystanie z tachografów. Mowa przede wszystkim o karcie przedsiębiorstwa oraz indywidualnych kartach kierowców.
Karta przedsiębiorstwa pozwala m.in. na zabezpieczenie danych zapisywanych w tachografie i ich późniejsze odczytywanie. Karta kierowcy służy natomiast do identyfikacji osoby prowadzącej pojazd oraz rejestrowania informacji o jej aktywności, w tym czasie jazdy, przerwach i odpoczynkach.
Wnioski o wydanie odpowiednich kart należy składać do Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych. Przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby kierowcy dysponowali wymaganymi dokumentami przed rozpoczęciem wykonywania przewozów objętych nowymi regulacjami.
Nowe zasady czasu jazdy i odpoczynku – jak zorganizować pracę kierowców?
Jedną z najważniejszych konsekwencji rozszerzenia przepisów jest objęcie kierowców busów wykonujących wskazane przewozy międzynarodowe i kabotażowe normami czasu jazdy, przerw i odpoczynków określonymi w rozporządzeniu (WE) nr 561/2006.
W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia ograniczeń, które wcześniej dotyczyły przede wszystkim kierowców cięższych pojazdów. Co do zasady dzienny czas prowadzenia pojazdu nie może przekraczać 9 godzin, choć dwa razy w tygodniu dopuszczalne jest jego wydłużenie do 10 godzin. Po maksymalnie 4,5 godziny jazdy należy zapewnić kierowcy wymaganą przerwę, wynoszącą zasadniczo 45 minut.
Dla firm transportowych oznacza to konieczność odpowiedniego planowania tras, terminów dostaw i harmonogramów pracy. Przedsiębiorstwa powinny również przeszkolić kierowców w zakresie obsługi tachografów, prawidłowego używania kart oraz rejestrowania poszczególnych aktywności.
Właściwa organizacja pracy ma istotne znaczenie nie tylko dla przestrzegania przepisów, ale także dla utrzymania terminowości realizowanych zleceń.
Regularny odczyt danych z tachografów – obowiązek, którego nie można pominąć
Wyposażenie busów w tachografy wiąże się również z koniecznością systematycznego pobierania i archiwizowania danych. Przewoźnicy muszą zadbać o przestrzeganie wymaganych terminów odczytu, a także o bezpieczne przechowywanie zgromadzonej dokumentacji.
Zgodnie z obowiązującymi zasadami dane z kart kierowców należy pobierać nie rzadziej niż co 28 dni, natomiast dane z pamięci tachografów – nie rzadziej niż co 90 dni. Pobrane pliki DDD powinny być odpowiednio zabezpieczone i przechowywane przez wymagany okres, co do zasady przez co najmniej 12 miesięcy.
W przypadku przedsiębiorstw dysponujących większą flotą ręczne zarządzanie odczytami może okazać się czasochłonne. Konieczność sprowadzania pojazdów do bazy wyłącznie w celu pobrania danych utrudnia organizację transportu i może prowadzić do niepotrzebnych przestojów.
Rozwiązaniem tego problemu jest zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografów. Funkcjonalność tę oferują nowoczesne systemy telematyczne, takie jak Navifleet (https://www.navifleet.pl/blog/tachografy-w-busach---co-musisz-wiedziec-o-nowych-przepisach) . Umożliwiają one automatyczne pobieranie danych bez konieczności każdorazowego powrotu pojazdu do siedziby przedsiębiorstwa. Dzięki temu przewoźnik może usprawnić zarządzanie dokumentacją, ograniczyć liczbę czynności administracyjnych i zmniejszyć ryzyko przekroczenia terminów odczytu.
Ile kosztuje dostosowanie firmy do nowych przepisów?
Obowiązkowe tachografy w busach oznaczają dla przedsiębiorstw transportowych zarówno jednorazowe inwestycje, jak i dodatkowe koszty związane z bieżącą działalnością.
Oprócz zakupu i instalacji urządzeń należy uwzględnić wydatki na uzyskanie kart kierowców i karty przedsiębiorstwa, szkolenia pracowników oraz wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania danymi.
Do tego dochodzą koszty ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców, które przedsiębiorca może realizować samodzielnie za pomocą specjalistycznego oprogramowania lub zlecić zewnętrznej firmie.
Wysokość całkowitej inwestycji zależy przede wszystkim od liczby pojazdów i kierowców, dotychczasowego sposobu organizacji pracy oraz wybranych rozwiązań technologicznych. Planując budżet, warto więc uwzględnić nie tylko wydatki związane z samym montażem tachografów, ale także koszty ich późniejszej obsługi i zarządzania gromadzonymi danymi.
Jak przygotować firmę do funkcjonowania zgodnie z nowymi wymaganiami?
Dostosowanie przedsiębiorstwa transportowego do przepisów obowiązujących od 1 lipca 2026 roku wymaga kompleksowego podejścia. Podstawą jest dokładna weryfikacja posiadanej floty i ustalenie, które pojazdy podlegają obowiązkowi stosowania tachografów.
Następnie należy upewnić się, że wszystkie objęte regulacjami busy zostały wyposażone w odpowiednie urządzenia, a kierowcy posiadają wymagane karty i znają zasady ich obsługi.
Nie mniej istotne jest dostosowanie organizacji pracy do przepisów dotyczących czasu jazdy i odpoczynków oraz wdrożenie procedur regularnego pobierania, zabezpieczania i archiwizowania danych.
W tym obszarze szczególnie pomocne mogą okazać się rozwiązania telematyczne umożliwiające zdalny odczyt tachografów i kart kierowców. Automatyzacja powtarzalnych czynności ułatwia zarządzanie flotą i pozwala przedsiębiorcom skupić się na realizacji zleceń transportowych.
Obowiązkowe tachografy w busach to nie tylko dodatkowy wymóg techniczny, lecz także zmiana w sposobie organizacji działalności transportowej. Firmy, które odpowiednio dostosują swoją flotę, przeszkolą pracowników i wdrożą skuteczne procedury zarządzania danymi, będą mogły sprawniej realizować przewozy zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
