W niektórych branżach prezentacje biznesowe są stałym elementem wpisanym w obowiązki. Mało tego – bardzo często dla pracownika oznaczają „być albo nie być”. – Prezentacja jest bardzo złożonym przedsięwzięciem i rozpoczyna się w momencie podjęcia decyzji o jej przeprowadzeniu – twierdzi
Jan Batorski, autor poradnika „Skuteczne prezentacje biznesowe”. I zaznacza, że to bardzo trudne zadanie.
Czas, miejsce, grupaOd czego w takim razie zacząć przygotowania? Organizując prezentację, weź pod uwagę dogodny dla wszystkich czas, miejsce (tak prozaiczna rzecz jak hałas samochodów może skutecznie obniżyć efektywność wykładu) czy liczebność grupy (im mniejsza, tym lepiej dla ciebie). Liczy się również to, w jakiej jesteś formie (czy nie czujesz się przemęczona, podziębiona, zdenerwowana). Zatroszcz się o swoich słuchaczy jeszcze przed spotkaniem, a na starcie zaskarbisz sobie ich sympatię.
Komunikaty werbalnie i niewerbalneJan Batorski zauważa, że podczas prezentacji postrzegane jesteśmy w sposób całościowy, a nie tylko przez pryzmat tego, co mówimy. Dlatego najpierw musisz się nauczyć modulować ton głosu. – Równie baczną uwagę mówca zobowiązany jest poświęcić warstwie komunikowania niewerbalnego, wyrażającego się m.in. poprzez gest, mimikę, mowę ciała – wyjaśnia Batorski. Nie bez znaczenia jest również to, w co jesteś ubrana – w ten sposób wyrażasz szacunek do słuchacza.
Stosuj koncepcje marketingowePrzed przystąpieniem do prezentacji powinnaś jasno wyznaczyć sobie jej cel. Najważniejsze pytanie, na jakie musisz sobie odpowiedzieć, brzmi: po co inni mieliby cię słuchać? – Pokaż im, że wiesz, czego chcą oraz czego nie chcą, i złóż obietnicę, że przedstawisz im rozwiązania oraz dowody, że się sprawdzą – podkreśla Jan Batorski. Pamiętaj także, że celem każdej prezentacji biznesowej, zgodnie z
marketingową koncepcją AIDA, jest:
A – pozyskanie uwagi słuchaczy (attention)
I – zainteresowanie odbiorców (interest)
D – wzbudzenie w nich chęci posiadania danego produktu, zrobienia czegoś (desire)
A – wszystko to powinno doprowadzić do pożądanego działania (action)
Sztuka retorykiPrezentacja nie zakończy się sukcesem, jeśli zaniedbasz główne zasady sztuki retorycznej. Są to: rzeczowość (umiejętność prezentowania konkretnych myśli, oddzielanie faktów od opinii), jasność (przestępność stylu i wyrazistość), poglądowość (stosowanie ilustracji, przykładów, obrazów), stopniowanie ekspresji (czyli wrażenia – chodzi o to, żeby po kilku interesujących zdaniach nie nastąpił drastyczny spadek poziomu), powtarzanie (powracanie do głównych myśli) oraz humor (z zachowaniem zasad kultury i taktu).
Nie zapomnij, do kogo mówiszPrezentacja biznesowa – według Jana Batorskiego – to
prospecting, czyli poszukiwanie klientów, budowa rynku. – Nie próbuj więc nic sprzedawać. Twoim zadaniem jest zaciekawić, zaintrygować, przekonać, nakłonić, zaniepokoić i pozostawić z tym niepokojem na dwa, trzy dni – zaleca specjalista. Zdaniem Batorskiego, po prezentacji trzeba koniecznie do wszystkich zadzwonić i każdemu zaproponować indywidualne spotkanie. I pamiętaj, że prezentacja biznesowa to komunikacja, a nie przemówienie. Zadawaj pytania, słuchaj odpowiedzi, postaraj się wciągnąć odbiorców w rozmowę.
Nigdy nie zapominaj również, do kogo mówisz – próba zbratania się z zarządem podczas prezentacji nie jest dobrym pomysłem.
Ewa Podsiadły-Natorska